Privacyverklaring Instituut voor Zakelijk Conflict

Dit is de privacyverklaring van het Instituut voor Zakelijk Conflict, gevestigd aan de Cornelis Schellingerlaan 3, 3703 SB te Zeist (hierna: de “mediator” of “wij”). Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van onze cliënten, potentiële cliënten en andere personen die onze website bezoeken of contact met ons hebben.

In deze privacyverklaring kan je informatie vinden over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Als je na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen hebt over de wijze waarop wij omgaan met persoonsgegevens, als je gebruik wilt maken van jouw in deze privacyverklaring genoemde rechten op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”), of andere wet- en regelgeving over persoonsgegevens, of als je een klacht wilt indienen over het gebruik van jouw persoonsgegevens kan je contact met ons opnemen via telefoon: 06-54914616 e-mail: zakelijkconflict@gmail.com. Als je niet tevreden bent over de afhandeling van jouw klacht of als je jouw klacht liever niet bij ons indient, kan je deze ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via de website autoriteitpersoonsgegevens.nl.

De mediator is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens en zal daarbij de grootst mogelijke zorgvuldigheid betrachten en uiteraard de regels die voortvloeien uit de AVG naleven.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Mediationdossier

Indien je een opdracht aan de mediator verstrekt, verwerkt de mediator persoonsgegevens die jij en de andere partij(en) in jouw zaak aan de mediator verstrekken. Dit zijn in ieder geval jouw contactgegevens zoals je naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer. Verder gaat het om persoonsgegevens die relevant zijn voor het dossier. Afhankelijk van het onderwerp van de mediation kan het daarbij ook gaan om gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens.

Facturering

Als je een opdracht aan ons verstrekt, verwerken wij ook gegevens die nodig zijn voor het sturen van facturen en verwerken van betalingen voor de diensten die de mediator verricht. Naast jouw contactgegevens gaat het om jouw bankrekeningnummer en eventuele andere betalingsgegevens.

Contact

Indien je contact met ons opneemt via het contactformulier op de website, per e-mail of via de telefoon verwerken wij de gegevens die jij verstrekt. Het gaat dan om de contactgegevens die je aan ons verstrekt (naam, e-mailadres, telefoonnummer) en de reden waarom je contact met ons zoekt (bijvoorbeeld omdat je een vraag hebt).

Analyse Websitebezoekers

Ten slotte verwerken wij analytische gegevens over (de computer van) bezoekers van onze website, via cookies die worden geplaatst als je de website bezoekt. Via deze cookies wordt (een deel van) het IP-adres van de bezoeker opgeslagen.

Voor welke doeleinden en op welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?

Mediationdossier

De mediator gebruikt de persoonsgegevens die je hebt verstrekt in het kader van een mediationopdracht om het mediationdossier te behandelen. Omdat het kan zijn dat er gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens verwerkt worden tijdens het mediationtraject (en dit van tevoren niet altijd duidelijk is), vragen wij jou om toestemming om jouw persoonsgegevens te verwerken. Je geeft deze toestemming door de mediationovereenkomst te tekenen. Als je deze toestemming niet geeft kan je helaas geen gebruik maken van de diensten van de mediator, omdat de mediator de diensten niet kan uitvoeren zonder persoonsgegevens te verwerken die relevant zijn voor het dossier. Je hebt het recht om jouw toestemming weer in te trekken. De mediator mag dan geen gegevens meer van jou verwerken. De mediator kan vanaf het moment van intrekking van de toestemming geen diensten meer voor jou verrichten, en zal het mediationdossier dan onmiddellijk moeten sluiten.

Facturering

De betalingsgegevens die jij hebt verstrekt, gebruiken wij om werkzaamheden te factureren. Deze verwerking is noodzakelijk om de overeenkomst die je met ons sluit uit te voeren.

Contact

De contactgegevens die je aan ons verstrekt gebruiken wij om contact met jou op te nemen indien nodig, bijvoorbeeld om een vraag te beantwoorden. Wij verwerken deze persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang, namelijk het belang van het kunnen uitoefenen van onze werkzaamheden en het verkrijgen van nieuwe opdrachten.

Nieuwsbrief

Wij gebruiken jouw e-mailadres verder om jou af en toe een update te sturen over onze dienstverlening. Indien je een opdracht aan ons hebt verstrekt is er sprake van een zogenaamde “bestaande klantrelatie” en sturen wij nieuwsbrieven aan jou op grond van ons gerechtvaardigd belang. Indien je niet eerder gebruik hebt gemaakt van onze diensten maar op andere wijze met ons in contact bent gekomen (zoals door het invullen van het contactformulier of het sturen van een e-mail met een vraag), zullen wij jou om toestemming vragen om nieuwsbrieven aan jou te versturen, en dit alleen doen als je daarvoor jouw toestemming hebt verleend.

Analyse websitebezoekers

De gegevens die wij verzamelen over de bezoekers van de website worden enkel gebruikt om statistieken bij te houden over het bezoek aan de website (bijvoorbeeld om te kunnen zien welke pagina’s het meest worden bekeken). De gegevens worden geanonimiseerd bewaard.

Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?

Mediationdossier

Wij bewaren het mediationdossier, en de persoonsgegevens die daarin zijn opgenomen, in beginsel gedurende twintig jaar nadat het dossier gesloten is, in verband met de maximale verjaringstermijn. In uitzonderingsgevallen bewaren wij een dossier langer dan twintig jaar, bijvoorbeeld indien de verjaringstermijn wordt gestuit of indien de mediator van mening is dat er een ander gerechtvaardigd belang is om het dossier langer te bewaren.

Administratie

Wij bewaren onze administratie, waaronder de facturen en andere bescheiden waarop de persoonsgegevens van partijen vermeld zijn, gedurende een periode van zeven jaar na afloop van het boekjaar om te kunnen voldoen aan de fiscale bewaarplicht.

Overige contactgegevens

Wij bewaren overige contactgegevens gedurende één jaar na het laatste contact, tenzij je eerder een verzoek bij ons indient om deze te verwijderen.

Analyse websitebezoekers

De gegevens over websitebezoekers worden twee jaar na het bezoek aan de website bewaard, dit zijn de standaardinstellingen van Google Analytics.

Met wie delen wij jouw gegevens?

Jouw gegevens worden opgeslagen in een digitaal dossier en kunnen voorkomen in e-mails die de mediator verstuurt of ontvangt, en worden daarmee opgeslagen (en dus verwerkt) door onze ICT provider. Voorts worden de betalingsgegevens die je ten behoeve van de facturering aan de Mediator heeft verstrekt, doorgegeven aan de partij die ten behoeve van de mediator de financiële administratie verricht. Met deze partijen heeft de mediator een verwerkersovereenkomst gesloten waarin minimaal eenzelfde niveau van veiligheid en vertrouwelijkheid is geregeld als jij van ons mag verwachten.

Indien jij, of een andere partij die betrokken was bij een mediation, een klacht tegen de mediator indient die betrekking heeft op de behandeling van een mediationdossier waarin jouw persoonsgegevens staan opgenomen, kunnen jouw persoonsgegevens worden verstrekt aan de Stichting Kwaliteit Mediators (SKM) en/of aan de Stichting Tuchtrechtspraak Mediation (STM). Jouw gegevens worden door beide instanties vertrouwelijk behandeld.

Wij verstrekken jouw gegevens verder niet aan derden, tenzij wij op grond van geldende wet- en regelgeving verplicht worden bepaalde gegevens te verstrekken, bijvoorbeeld aan de politie in het kader van een opsporingsonderzoek.

Hoe worden jouw gegevens beveiligd?

Wij hebben passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen getroffen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang door derden. Bovendien verplichten wij onze ICT-provider eveneens dergelijke passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen te treffen.

Wat zijn jouw rechten?

Je hebt de volgende rechten:

• Het recht op inzage in jouw persoonsgegevens en het ontvangen van een kopie daarvan.
• Het recht op rectificatie van jouw persoonsgegevens indien deze niet juist of onvolledig zijn.
• Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking en/of, in bepaalde gevallen, het recht op beperking van de verwerking van jouw persoonsgegevens.
• In bepaalde gevallen: het recht om jouw persoonsgegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’).
• Het recht om jouw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te verkrijgen en die gegevens aan een ander over te dragen.

Voor meer informatie over deze rechten en wanneer je die kunt uitoefenen: zie artikelen 15 tot en met 20 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Je kunt jouw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via het aan het begin van de privacyverklaring genoemde e-mailadres of telefoonnummer.

Wijzigingen

Er kan soms iets veranderen in de persoonsgegevens die wij verwerken of de toepasselijke regelgeving. In dat geval kunnen wij deze privacyverklaring aanpassen. Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij een melding op de website plaatsen en je per e-mail van de wijziging op de hoogte brengen.

Versie mei 2018